Das "Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen" bzw. "Hinweisgeberschutzgesetz" (HinSchG) bezweckt, Hinweisgeber (sog. „Whistleblower“) vor Repressalien zu schützen, wenn sie auf rechtswidrige Handlungen oder Missstände in Organisationen oder Unternehmen hinweisen. Um diesen Schutz wirksam gewährleisten zu können, verpflichtet das HinSchG Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen zum Einrichten einer Meldestelle, an die sich Hinweisgeber wenden können.

Mit dem HinSchG hat Deutschland die EU-Richtlinie EU 2019/1937 (sog. EU-Whistleblower-Richtlinie) auf nationaler Ebene umgesetzt.

Der Deutsche Bundestag hat das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen am 12. Mai 2023 verabschiedet. Nachdem Beschäftigungsgeber mit mehr als 250 Beschäftigten bereits seit dem 2. Juli 2023 zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet sind, gilt diese Pflicht seit dem 17. Dezember 2023 schon ab einer Beschäftigtenzahl von 50.

Zum Kreis der Verpflichteten gehören nach den Vorgaben der EU-Richtlinie auch Gemeinden, Gemeindeverbände und kommunale Unternehmen, wobei Gemeinden mit weniger als 10.000 Einwohnern von der Einrichtungspflicht ausgenommen werden können. Da dies allerdings in den Kompetenzbereich der Länder fällt, bedarf es einer gesetzlichen Umsetzung durch das jeweilige Bundesland. Abgeschlossen ist dieser Prozess gegenwärtig (Stand: Dezember 2023) nur in Bayern und Hessen.

Unterhalb der genannten Schwellen steht es Beschäftigungsgebern regelmäßig frei, eine interne Meldestelle einzurichten. Für bestimmte Tätigkeitsbereiche gilt nach § 12 Abs. 3 HinSchG die Verpflichtung allerdings unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten. Dies betrifft den Bereich der Finanzdienstleistungen, für welchen bereits als Reaktion auf die Finanzkrise umfangreiche Schutzmechanismen für Hinweisgeber eingeführt wurden.

Um das Ziel eines möglichst weitreichenden Schutzes zu erreichen, wurde der persönliche Anwendungsbereich des Gesetzes weit gefasst. Als hinweisgebende Person gelten diejenigen natürlichen Personen, die im beruflichen Kontext Informationen zu Verstößen erlangen können. Dazu gehören neben Arbeitnehmern auch (freie) Mitarbeiter, Selbstständige, Praktikanten, Freiwillige, Organmitglieder oder Lieferanten.

Der Gesetzgeber nimmt an, dass Missstände von diesen Personengruppen aufgrund der beruflichen Verbindung mit dem fraglichen Unternehmen als erstes wahrgenommen und deshalb frühzeitig gemeldet werden können.

Gemeldet werden können gemäß § 2 HinSchG alle Straftaten, Verstöße gegen Bußgeldvorschriften, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient, sowie Verstöße gegen bestimmte Rechtsvorschriften des Bundes, der Länder oder der Europäischen Union. Zu den erfassten Bereichen gehören beispielsweise das Vergaberecht, Vorgaben des Umweltschutzes, das Steuerrecht, Vorgaben zur Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit oder auch das Datenschutzrecht.

Um zu verhindern, dass eine Meldung leichtfertig oder rein spekulativ erfolgt, bedarf es eines hinreichenden Grundes zu der Annahme, dass ein tatsächlicher oder potentieller Verstoß vorliegt. Die hinweisgebende Person muss zwar keine eindeutigen Beweise beibringen, benötigt aber tatsächliche Anhaltspunkte für das Vorliegen eines solchen Verstoßes und hat sich, sofern zumutbar, um Verifizierung zu bemühen. Als Maßstab kann grundsätzlich darauf abgestellt werden, ob auch ein objektiver Dritter von der Wahrheit der Information(en) ausgegangen wäre.

Das Gesetz schützt die hinweisgebenden Personen vor allen Benachteiligungen, die Folge einer Meldung oder Offenlegung sind. Dies können zum Beispiel Kündigungen, Herabstufungen oder die Versagung einer Beförderung, Diskriminierungen oder Mobbing sein, ebenso wie Rufschädigungen (insbesondere in sozialen Medien) oder finanzielle Verluste.

Erleidet eine hinweisgebende Person dennoch entsprechende Nachteile, kommt grundsätzlich ein Schadensersatzanspruch in Betracht.

Ist der Beschäftigungsgeber seiner Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle ordnungsgemäß nachgekommen, kann sich die hinweisgebende Person an diese Stelle innerhalb der Organisation wenden. Alternativ sind Hinweise an speziell eingerichtete externe Stellen oder Behörden möglich. Das Gesetz sieht für den Meldeprozess einen konkret festgelegten Ablauf vor:

• Eingangsbestätigung binnen 7 Tagen durch die interne Meldestelle, § 17 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG (die folgenden §§ in dieser Auflistung beziehen sich auch auf dieses Gesetz).
• Prüfung, ob die Meldung in den Anwendungsbereich des § 2 fällt, § 17 Abs. 1 Nr. 2
• Die interne Meldestelle hat den Kontakt zum Hinweisgeber zu halten, § 17 Abs. 1 Nr. 3
• Prüfung der Stichhaltigkeit der Meldung (Sachverhaltsaufklärung), § 17 Abs. 1 Nr. 4. Dafür kann es erforderlich sein, die hinweisgebende Person um weitere Informationen zu ersuchen, § 17 Abs. 1 Nr. 5.
• Es sind Folgemaßnahmen im Sinne des § 18 zu ergreifen, § 17 Abs. 1 Nr. 6.
• Mitteilung des Ergebnisses an die hinweisgebende Person binnen drei Monaten, § 17 Abs. 2.

Im Übrigen: Die Dokumentation der Meldung ist nach Abschluss des Meldeverfahrens für einen Zeitraum von drei Jahren aufzubewahren.

Diese beiden Begriffe unterscheiden sich ausschließlich im Hinblick auf den angesprochenen Adressatenkreis und werden in § 3 HinSchG legaldefiniert.

Von einer Meldung spricht man, wenn die Informationen über Verstöße an interne oder externe Meldestellen mitgeteilt werden.

Die Offenlegung meint dagegen das Zugänglichmachen der Informationen über Verstöße gegenüber der Öffentlichkeit bspw. in sozialen Medien.

Die beiden Varianten stehen allerdings in einem Regel-Ausnahme-Verhältnis. Den Regelfall soll dabei die Meldung darstellen. Hingegen fällt eine Offenlegung nur unter den engen Voraussetzungen des § 32 HinSchG in den Schutzbereich des Gesetzes.

Meldungen müssen per Gesetz entweder mündlich (Telefon oder andere Art der Sprachübermittlung) oder in Textform möglich sein. Auf Wunsch der hinweisgebenden Person ist innerhalb eines angemessenen Zeitraums auch eine persönliche Zusammenkunft zu ermöglichen. In der Wahl der zulässigen Formen ist die interne Meldestelle grundsätzlich frei. Sie muss aber beim gewählten Übermittlungsweg in jedem Fall das Vertraulichkeitsgebot wahren.

Erfolgt eine Meldung an eine Meldestelle anonym, soll diese ebenfalls bearbeitet werden. Allerdings müssen die Meldekanäle nicht so ausgestaltet sein, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen überhaupt ermöglichen. Es steht also im Ermessen des Beschäftigungsgebers, ob er anonyme Meldungen zulassen möchte.

Dieses Ermessen sollte jedoch nicht dahingehend missverstanden werden, dass der Beschäftigungsgeber frei entscheiden könne, ob er anonym mitgeteilten Verstößen nachgehen möchte oder nicht. Auch unabhängig vom HinSchG sind Unternehmen einer Legalitätspflicht unterworfen. Schon, um auf die Einhaltung der geltenden Gesetze hinzuwirken, sollte also auch anonymen Meldungen nachgegangen werden und jedenfalls deren Stichhaltigkeit untersucht werden.

Unternehmen sind verpflichtet, angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um die Identität des Hinweisgebers zu schützen und sicherzustellen, dass dieser nicht benachteiligt wird. Sie haben darauf hinzuweisen, wie und wo eine Meldung erfolgen kann, inklusive der Möglichkeit, sich an externe Meldestellen zu wenden. Das Informationsmaterial für interne und externe Meldestellen muss für Beschäftigte leicht zugänglich und verständlich sein, §§ 7 Abs. 3, 13 Abs. 2 HinSchG.

Die Meldestellenbeauftragten müssen insbesondere die erforderliche Fachkunde (§ 15 HinSchG) aufweisen und dürfen keinen Interessenkonflikten unterliegen. Weil gerade kleinere Unternehmen die für die Einrichtung und Betreuung der Meldestelle erforderlichen Ressourcen nicht ohne Weiteres verfügbar machen können, wird diese Leistung oftmals gemäß § 14 Abs. 1 HinSchG ausgelagert.

Beschäftigte haben den gleichen Schutz bei interner oder externer Meldung und können zwischen beiden Meldekanälen frei wählen. Eine Pflicht, sich zunächst an die interne Meldestelle zu wenden, besteht nicht. Wenn einem Hinweis über die interne Meldestelle nicht abgeholfen wurde, bleibt es dem Hinweisgeber unbenommen, sich auch an die externe Meldestelle zu richten, § 7 Abs. 1 HinSchG.

Verstöße gegen das HinSchG können zu rechtlichen Konsequenzen führen, insbesondere zu Bußgeldern und strafrechtlichen Sanktionen. Um den betroffenen Unternehmen die rechtzeitige und ordnungsgemäße Umsetzung des HinSchG zu ermöglichen, hatte der Gesetzgeber bis zum 1. Dezember 2023 darauf verzichtet, Bußgelder für die fehlende Einrichtung einer internen Meldestelle zu verhängen.

Die möglichen Bußgelder belaufen sich je nach Art des Verstoßes auf bis zu EUR 50.000,00. Dieser Bußgeldrahmen gilt allerdings nur für natürliche Personen innerhalb des Unternehmens. Durch den Verweis auf § 30 Abs. 2 S. 3 OWiG kann sich der Rahmen für das betroffene Unternehmen verzehnfachen.

Wenn eine hinweisgebende Person wissentlich unrichtige Informationen über Verstöße offenlegt, droht ein Bußgeld in Höhe von bis zu EUR 20.000,00.

Als Kanzlei bieten wir Ihnen umfassende Beratung und Unterstützung bei der Implementierung interner Meldekanäle, führen Schulungen durch und stehen Ihnen auch gerne bei der späteren Umsetzung zur Seite. Bei Bedarf ist auch eine Auslagerung der internen Meldestelle an unseren erfahrenen Kooperationspartner QDIS Datenschutzberatung Kunz möglich.